Datenschutz im Vermietungsprozess: Was Unternehmen konkret beachten müssen

Die Wohnungsknappheit, insbesondere in Städten, führt dazu, dass auf ein Wohnungsangebot häufig zahlreiche Bewerbungen eingehen. Vermieter:innen können sich ihre Mieter:innen oft aus einer großen Auswahl aussuchen und erhalten dabei mitunter ungefragt umfangreiche persönliche Unterlagen. Gerade in diesem Umfeld rückt der Datenschutz immer stärker in den Fokus: Die Aufsichtsbehörden veröffentlichen hierzu nicht nur Leitlinien, sondern kontrollieren auch verstärkt die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben durch Unternehmen. Vermieter:innen müssen den gesamten Auswahl- und Vermietungsprozess an die Datenschutzregeln anpassen und insbesondere ihre Fragen auf das Zulässige begrenzen. Dieser Beitrag führt Sie praxisnah durch den Vermietungsprozess und berücksichtigt dabei insbesondere die Vorgaben der Datenschutzkonferenz.

Die drei Phasen als Leitplanke

Der Vermietungsprozess gliedert sich in drei klar voneinander abgegrenzte Phasen. Während der Besichtigung (Phase A) werden in der Regel lediglich Kontaktdaten benötigt, und zwar auf Basis eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einsicht in Ausweisdokumente ist zulässig, die Anfertigung von Kopien, Scans oder Fotos hingegen nicht. Bei Sozialwohnungen ist es gestattet, abzufragen, ob ein Wohnberechtigungsschein vorliegt und welche Wohnfläche genehmigt ist. Weitergehende Informationen sind in dieser Phase nach Ansicht der Behörden hingegen nicht erforderlich.

Erklären Mietinteressent:innen ihre Absicht, eine Wohnung tatsächlich anmieten zu wollen (Phase B), entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis. Die Rechtsgrundlage verschiebt sich zu Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nun sind Angaben zulässig, die unmittelbar mit der späteren Durchführung des Mietvertrags zusammenhängen, etwa wie viele Personen einziehen, ob es sich um Kinder oder Erwachsene handelt, welcher Beruf ausgeübt wird und wo die Person beschäftigt ist. Die Zahlungsfähigkeit kann grundsätzlich abgefragt werden, darunter auch Informationen zu einem eröffneten Verbraucherinsolvenzverfahren oder zu Räumungstiteln in jüngerer Vergangenheit. Auch Einkommensangaben dürfen erhoben werden, allerdings nur in angemessenem Umfang, denn sofern die Miete vollständig und direkt von einer öffentlichen Stelle übernommen wird, sind diese Angaben regelmäßig nicht erforderlich. Auch die Haustierhaltung darf abgefragt werden, sofern sie zustimmungsbedürftig ist. Der Wohnberechtigungsschein kann in dieser Phase auch per Scan oder Kopie angefordert werden.

Unmittelbar vor Vertragsabschluss (Phase C), also erst nach der Entscheidung für die erstplatzierte Person, dürfen Nachweise verlangt werden. Dazu zählen Lohn- oder Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge oder Steuerbescheide, wobei irrelevante Angaben zu schwärzen sind. Für die Bonität ist eine spezifische, auf Mietverhältnisse zugeschnittene Auskunft zulässig, beispielsweise eine SCHUFA-B-Auskunft. Kostenlose „Selbstauskünfte“ nach Art. 15 DSGVO sind hierfür nicht geeignet und sollten nicht angefordert werden. In keinem Fall ist es zulässig, eine vollständige Auskunft der SCHUFA anzufordern, da sie viele für das Mietverhältnis irrelevante Informationen enthält.  Vermieter:innen versuchen häufig die Bonitätsabfrage durch eine Einwilligung abzusichern, was auf Seiten der Behörden aber abgelehnt wird. Hier sehen die Behörden insbesondere das Problem der mangelnden Freiwilligkeit, da kaum ein Mietinteressent sich trauen würden, die Einwilligung abzulehnen.

Externer Datenschutzbeauftragter // Newsletter abonnieren // Hinweisgebersystem

Unzulässige Fragen und Praktiken

Ebenso wichtig wie die zulässigen Fragen sind die klaren Grenzen. Insbesondere die folgenden Verarbeitungen sind unzulässig und sollten konsequent unterbleiben:

• Angaben zum Familienstand im Hinblick auf gesamtschuldnerische Haftung,
• Staatsangehörigkeit, Religion oder ethnische Herkunft,
• Vorstrafen oder laufende Ermittlungsverfahren,
• Heiratsabsichten, Schwangerschaften oder Kinderwünsche,
• Mitgliedschaften in Parteien und Mietervereinen,
• Kopien, Fotos und Scans von Ausweisdokumenten,
• Kontaktdaten früherer Vermieter:innen,
• Pflicht zur Vorlage einer Mietschuldenfreiheitsbescheinigung,
• Führen einer „schwarzen Liste“ auffälliger Interessent:innen,
• Einwilligungserklärungen zur Bonitätsabfrage und die Verarbeitung von kostenlosen Bonitätsselbstauskünften.

Bonitätsprüfung durch Auskunftei

Bonitätsprüfungen sind ein legitimer Bestandteil des Vermietungsprozesses, allerdings ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Eine Abfrage bei einer Auskunftei kommt erst in Betracht, wenn ernsthaft mit einem Vertragsabschluss zu rechnen ist (Phase C) und die wirtschaftliche Zuverlässigkeit noch nicht ausreichend belegt ist. Sinnvoll ist die Vorlage oder Einholung einer speziellen Mietauskunft, die sich auf die relevanten Negativmerkmale beschränkt. Score-Werte sollten genauso wenig verarbeitet werden wie kostenlose Selbstauskünfte, die die Auskunfteien auf Basis von Art. 15 DSGVO an betroffene Personen herausgeben. Für die Dokumentation empfiehlt sich eine kurze interne Notiz, die die Phase, den Zweck und die Erforderlichkeit festhält. So ist im Zweifel nachvollziehbar, warum welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erhoben wurden.

Datenminimierung, sichere Übermittlung und Löschung?

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen enden nicht mit der Erhebung, sondern umfassen auch die konsequente Datenminimierung, die sichere Übermittlung sowie die fristgerechte Löschung. Nicht angefragte Angaben sind zu schwärzen oder unbeachtet zu lassen. Sensible Dokumente sollten ausschließlich verschlüsselt per E-Mail oder auf einem alternativen Weg über eine gesicherte Cloud übermittelt werden, wobei das Passwort auf separatem Weg zu übersenden ist. Bei Kommunikation mit mehreren Interessent:innen ist die BCC-Funktion zwingend zu verwenden.

Daten von Interessent:innen, mit denen kein Mietvertrag zustande kommt, sind umgehend zu löschen, sobald der Erhebungszweck entfällt. Dies ist in der Regel spätestens nach sechs Monaten der Fall, sofern keine Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) im Raum stehen. Kontaktdaten dürfen für künftige Wohnungsangebote nur dann weiterverwendet werden, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Kommt ein Mietvertrag zustande, sind ausschließlich vertragsrelevante Informationen zu speichern.

Datenweitergabe an Dritte

Vor jeder Datenweitergabe an externe Stellen, etwa Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister oder Behörden, ist zu prüfen, ob die Weitergabe datenschutzkonform erfolgt und ob entsprechende Verträge bestehen. So hat das Bayerische LDA in einem Tätigkeitsbericht aus 2020 geschrieben, dass eine Weitergabe an Handwerksbetriebe auch ohne Einwilligung zulässig ist, wenn dies zum Zweck der Vereinbarung eines Termins für eine Reparatur erforderlich ist. Eine provisorische Weitergabe ohne konkreten Anlass ist somit nicht ohne gesondertes Einverständnis zulässig.

Sie benötigen rechtliche Unterstützung beim datenschutzkonformen Vermietungsprozess?  Melden Sie sich gerne hier.

Fazit

Behörden betrachten die Datenerhebung in der ersten Phase sehr streng, weil zu diesem Zeitpunkt noch kein Mietverhältnis besteht und nur wenige Informationen erforderlich sind. In der Praxis werden jedoch häufig umfangreiche Bewerbungsmappen mit vielen Angaben verlangt, die in dieser frühen Phase nicht notwendig sind. Das kann zu Bußgeldern und zu Schadensersatzansprüchen nach der DSGVO führen. Eine sinnvolle Orientierung bieten die drei Phasen der Aufsichtsbehörden, denn sie zeigen, welche Fragen zulässig sind und welche Daten verarbeitet werden dürfen. Wer phasengerecht fragt, nur erforderliche Daten verarbeitet, Bonitätsprüfungen rechtlich sauber durchführt und Nachweise datensparsam einfordert, hält den Prozess transparent, rechtssicher und haftungsarm.